Politique anti-blanchiment

1. Introduction

 

Le blanchiment d’argent (ML) consiste à donner l’impression que de grandes quantités d’argent provenant d’activités criminelles proviennent d’une source légitime.

Pour lutter contre le blanchiment d’argent, plusieurs procédures, lois et règlements sont conçus par le gouvernement pour arrêter la pratique de générer des revenus par des actions illégales. Ceux-ci sont résumés comme AML qui est le Anti Blanchiment d’Argent.

Safi Financial LLC avec son produit SafiMoney ci-après dénommé “Société” a pour objectif de détecter, gérer et atténuer les risques liés au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme.

La Société a mis en place une politique stricte visant la détection, la prévention des risques ou l’atténuation des activités suspectes effectuées par les clients.

La Société est tenue de surveiller en permanence son niveau d’exposition au risque de ML et au financement du terrorisme.

La Société croit qu’en connaissant bien son client et en comprenant parfaitement ses instructions et son comportement, elle sera mieux placée pour évaluer les risques et repérer les activités suspectes.

 

2. Vérifications nécessaires du client

 

Des mesures efficaces de vigilance à l’égard de la clientèle (CDD) sont essentielles à la gestion du risque de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme. CDD signifie identifier le client et vérifier son identité sur la base des documents collectées, des données ou des informations à la fois pendant la phase de démarrage d’une relation d’affaires avec le client et sur une base continue.

Les procédures d’identification et de vérification du client nécessitent la collecte de données et les tentatives de vérification de ces données.

Pendant le processus d’enregistrement et d’utilisation, un client individuel pour un usage privé fournit les informations d’identification suivantes à la Société:

  • Genre
  • Nom complet du client
  • Date de naissance du client
  • Pays de résidence / emplacement du client
  • Numéro de téléphone portable et adresse e-mail

Au cours du processus d’enregistrement et d’utilisation, un client d’entreprise à des fins professionnelles fournit à la société, à côté de ce qui précède, pour usage privé, les informations d’identification suivantes:

  • Nom complet de l’entreprise
  • Numéro d’enregistrement et date / licence commerciale
  • Pays d’enregistrement / incorporation
  • Adresse enregistrée
  • Nombre d’employés

Après avoir reçu les informations d’identification, le personnel de la Société doit vérifier cette information en demandant les documents appropriés.

Les documents appropriés pour vérifier l’identité du client comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants:

Pour un client individuel: Une copie scannée haute résolution ou une photo de pages d’un passeport valide ou de toute autre carte d’identité nationale valide, indiquant le nom et le prénom, la date et le lieu de naissance, le numéro de passeport, les dates d’émission et d’expiration d’émission et signature du client .;

Pour une entreprise client: une copie à haute résolution de documents attestant l’existence de l’entité, comme un certificat de constitution et, le cas échéant, un certificat de changement de nom, un certificat de conformité, des statuts constitutifs, une licence commerciale émise par le gouvernement (le cas échéant), etc.

Pour vérifier la preuve d’adresse du client, la Société exige que l’un des éléments suivants soit fourni, au même nom correct du client:

  • Une copie à haute résolution d’une facture de services publics (téléphone fixe, eau, électricité) émise au cours des 3 derniers mois
  • Une copie d’une facture fiscale ou tarifaire d’une autorité locale
  • Une copie d’un relevé bancaire (pour un compte courant, un compte de dépôt ou un compte de carte de crédit)
  • Une copie d’une lettre de référence bancaire

Si un client existant refuse de fournir les informations décrites ci-dessus ou si un client a intentionnellement fourni des informations trompeuses ou douteuses, la Société, après avoir pris en considération les risques encourus, considérera la fermeture de tout compte existant de ce client.

Les mesures du Règlement exigent des recherches plus poussées et l’identification de clients pouvant présenter un risque potentiellement élevé de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. Si la Société a estimé que la relation d’affaires avec un client présente un risque élevé, elle appliquera les mesures supplémentaires suivantes:

  • L’obtention des informations relatives à la source des fonds ou à la richesse du client sera requise (ceci sera fait par e-mail ou par téléphone)
  • Rechercher des informations supplémentaires auprès du client ou de ses propres sources de recherche et de tiers afin de clarifier la mise à jour des informations du client, obtenir des informations supplémentaires ou complémentaires, clarifier la nature et le but des transactions avec la société

Lors de l’obtention d’informations pour vérifier les déclarations du client concernant la source de fonds ou de richesse, le personnel de la Société demandera et examinera le plus souvent les détails de son statut professionnel ou de ses différentes activitées. Le personnel de la Société demandera toutes les données supplémentaires ou la preuve de cet emploi / occupation qui pourraient être jugées nécessaires dans la situation, en particulier les documents de confirmation appropriés (contrats de travail, relevés bancaires, lettre de l’employeur ou de l’entreprise, etc.).

La Société effectuera une vérification diligente continue de la clientèle et un suivi des comptes pour toutes les relations d’affaires avec les clients. Il s’agit notamment de revoir et de rafraîchir régulièrement la vision de la société sur ce que font ses clients, le niveau de risque qu’ils représentent et si quelque chose ne cadre pas avec les informations ou les croyances concernant le client. Il peut également inclure tout ce qui semble être un changement important dans la nature ou le but de la relation d’affaires du client avec la société.

 

3. Responsabilités de l’agent de conformité de SafiMoney

 

Les responsabilités de l’agent de conformité de la compagnie comprennent:

  • Assurer la conformité de la Société aux exigences du Règlement
  • Mettre en place une fonction d’audit pour tester ses procédures et systèmes de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
  • Former les employés à reconnaître les transactions suspectes
  • Recevoir et enquêter sur les activités internes suspectes et les rapports d’opérations du personnel et faire des rapports aux autorités financières le cas échéant
  • Obtention et mise à jour des conclusions internationales concernant les pays ayant des systèmes, lois ou mesures SafiMoney inadéquats

Tous les employés, les gestionnaires et les administrateurs de la Société doivent être au courant de cette politique. Les employés et les directeurs qui exercent des fonctions liées à SafiMoney doivent être dûment contrôlés. Cela comprend une vérification criminelle effectuée au moment de l’embauche et une surveillance pendant l’emploi. Toute violation de cette politique ou d’un programme SafiMoney doit être signalée confidentiellement au responsable de la conformité de SafiMoney, sauf si la violation implique le responsable de la conformité de SafiMoney, auquel cas l’employé doit signaler la violation au directeur général. Les employés qui travaillent dans des zones sensibles au blanchiment d’argent ou au financement de projets terroristes doivent être formés à la manière de se conformer à cette politique ou au programme SafiMoney. Cela implique de savoir comment être vigilant face aux risques de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme et ce qu’il faut faire une fois les risques identifiés.

 

4. Développement de documents réglementaires internes

 

Pour remplir cette politique, la Société élabore continuellement des documents réglementaires internes.

Ces documents réglementaires internes déterminent les devoirs et la responsabilité des unités structurelles et des employés de la Société, ainsi que des actions spécifiques. La Société améliore de manière indépendante ses documents réglementaires internes en vertu d’actes juridiques des exigences internationales en matière de prévention des risques de la Société.

L’introduction des activités de vigilance à l’égard de la clientèle vise à équiper la Société avec des données authentiques et correctement documentées sur le client, ses représentants autorisés et les bénéficiaires effectifs.

En fonction du degré de risque, la Société étudie les spécificités de l’activité, l’origine des fonds retournés sur les comptes électroniques de la Société et l’essence des transactions.

Pour ce faire, les documents réglementaires internes déterminent:

Procédure d’identification du client (quand, dans quelles situations et comment l’entreprise obtient et vérifie l’identité de chaque client – identification initiale, répétée et actuelle, mesures de précaution supplémentaires pour l’authentification des données d’identité du client lors de l’établissement de relations commerciales avec un client non visité la Société en personne (non-face-à-face des clients), procédure d’acceptation et de traitement des documents d’identification, etc.); Procédure de détermination du risque client SafiMoney (enquête sur la détermination du risque SafiMoney et des conséquences défavorables, principes généraux pour la détermination du risque SafiMoney et du contrôle préalable (gestion des risques, identification, et résidence pays (enregistrement) risque pays (forme juridique et type d’activité), risques liés aux produits / services, risque lié à la diligence du client.

Procédure de vigilance à l’égard de la clientèle (profil de risque et exceptions qui en découlent pour la forme et le type d’activité), risque pour les produits / services, application de la diligence raisonnable à la clientèle fondée sur le risque; vérification préalable de la clientèle avant d’établir des relations d’affaires (prise de décision sur l’établissement de relations d’affaires); le contrôle préalable de la clientèle lors des relations commerciales (diligence raisonnable et responsabilité de la conduite de celle-ci, actions de diligence raisonnable applicables (y compris la coopération avec d’autres unités structurelles);

Procédure de diligence raisonnable améliorée pour les clients; renforcement de la diligence raisonnable dans les relations commerciales (les clients sont soumis à une vigilance accrue, mesures à prendre en cas de diligence renforcée, actions de précaution envers les clients soumis une seule fois, contrôle et suivi de la diligence raisonnable des dirigeants, identification des bénéficiaires effectifs demander des documents et des explications à la clientèle décrivant les spécificités de leur activité économique, des actions de contrôle pour vérifier les informations fournies par le client, etc.);

La Société détermine les méthodes utilisées pour détecter les personnes politiquement exposées (PEP), approche fondée sur le risque pour enquêter sur l’activité personnelle d’un PEP et la surveillance continue; mettre fin aux relations d’affaires avec le client (prise de décision sur la résiliation avec soldes sur les comptes du client).

Les exigences de stockage des documents et des informations visent à déterminer une procédure de stockage des données et des documents obtenus pendant l’identification du client et les procédures de diligence, ainsi que des données et des documents obtenus par le biais de la surveillance des transactions du client.

L’obligation de déclaration s’applique aux cas où la Société doit informer certaines institutions publiques de transactions inhabituelles et de faits suspects si la Société a des motifs raisonnables de craindre que le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme ait été tenté ou ait eu lieu ou est entrain d’avoir lieu. À cette fin, les documents réglementaires internes déterminent la procédure de déclaration suivante:

  • aux institutions publiques
  • au conseil d’administration de la société en ce qui concerne les résultats de la gestion du risque AML, les mesures prises pour éviter la responsabilité; principes de surveillance de l’activité des agents; procédure et raisons pour mettre fin aux relations d’affaires
  • les documents réglementaires internes régissent également
  • l’utilisation d’agents pour attirer les clients (critères de sélection des agents, droits, devoirs et responsabilités des agents, principes de surveillance de l’activité des agents, procédure et raisons pour mettre fin aux relations d’affaires)
  • formation des cadres de la Société et test de leurs connaissances sur la prévention des risques SafiMoney

 

5. Traitement de données

 

La Société comprend que les équipements et systèmes techniques à sa disposition devraient assurer l’analyse des transactions des clients dans le processus de prévention des risques SafiMoney pour identifier les transactions financières suspectes, ainsi que l’application de l’organisme de contrôle financier (OFAC) et d’autres filtres et la création de la base de données.

En ce qui concerne le traitement des données obtenues dans le cadre du processus de prévention de SafiMoney et du financement du terrorisme, la Société assure une transition graduelle vers l’application d’un système automatisé fournissant un volume d’information complet sur les clients et les mises à jour.